1973 年時,曾在美國航太總署 NASA 工作的工程師傑克‧尼理斯(Jack Nilles)在去洛杉磯上班的途中遇上塞車,於是他開始想像如何省去費時又累人的通勤,然後寫了《電訊和運輸間的權衡》(The Telecommunications-Transportation Tradeoff,暫譯)一書,討論電訊和電腦科技是否可以成為都市交通運輸的替代工具,甚至與一家保險公司合作,研究「遠端辦公」的可行性。在九個月的實驗中,他發現員工生產力上升,健康和基礎設施費用下降,整體來說,這項實驗是成功的,但保險公司卻拒絕採用他的點子,因為大部分的人都不願意作出改變。
尼理斯的創新幾乎就此沒了下文,四十年後的 2013 年,全美在家工作的人數儘管已經比七、八年前增加了三分之二,但也只有 2.5% 的員工在家工作。當年 2 月,從 Google 跳槽到 Yahoo 擔任執行長的梅麗莎‧梅爾(Marissa Mayer)決心要好好整頓公司,幫助 Yahoo 走出日漸衰落的逆境,於是她頒布了一項禁令:不准在家工作。
「為了要變成最適合工作的地方,溝通和合作是很重要的,所以我們需要坐在一起工作。這是為什麼我們都出現在辦公室是很重要的。」 Yahoo 人資部在備忘錄中這樣記載:「當我們在家工作時,會犧牲了速度和品質。」
在那時,包括梅爾在內的所有人應該都無法想像到,在七年之後,不僅是科技公司,大部分的人們現在都不得不居家工作。
隨著 COVID-19 的疫情持續蔓延,員工在家工作是為避免在辦公室群聚感染而被迫採取的措施。根據美國民調機構 Gallup 在 10 月 13 日公布的統計,大約 33% 的美國員工在家工作,儘管比 4 月疫情大爆發時的 51% 大幅降低,但是「有時」在家工作的比例卻從 18% 增加到 25%,整體而言,依然有很多員工還沒回到辦公室。
這樣大規模的在家工作就像是一種大型實驗,而現在有更多公司考慮要長期採用在家工作模式。Google 在 7 月時宣布,員工可以居家工作直到 2021 年 6 月,其母公司 Alphabet 執行長桑德爾‧皮查伊(Sundar Pichai)也表示未來會採取居家和辦公室混合的彈性工作型態。Facebook 執行長馬克‧祖克柏(Mark Zuckerberg)宣布員工可以在家工作直到 2021 年 7 月,他更表示在未來十年內,公司會有一半的人在家工作,為此 Facebook 已經開始招募專門負責居家辦公的策略主管,Twitter 則甚至更進一步在5月時宣布,員工可以「永遠」在家工作。
不是每家公司都欣然接受員工在家工作,Netflix 執行長里德‧哈斯廷斯 (Reed Hastings)就認為這因此讓員工更難討論彼此想法,他在接受《華爾街日報》訪問時說:「我沒看到任何好處。沒辦法實體工作只有純粹的壞處,尤其是跨國公司。」
做更多?
哈斯廷斯的顧慮或許有道理,但對公司來說,面對可能的經濟衰退情勢,讓員工在家工作的好處是成本考量,辦公室因此可以節省空調、電費和行政費用,甚至能省下不少租金支出。除此之外,因為不用到辦公室出勤,員工所省下的通勤時間可以用來工作,根據芝加哥大學、史丹佛大學和墨西哥技術研究所共同研究的結果顯示,從 3 月到 9 月這半年中,美國人每天因為在家工作省下了 6,000 萬小時的通勤時間,結果有 35.3% 的時間都轉而用來工作。
另一方面,體驗過在家工作後,員工似乎也更願意接受這種型態,根據 Gallup 的統計,將近三分之二的美國員工想要持續在家工作,其中 30% 是擔心疫情,但也有35%是純粹想要維持這種工作型態。
在《隔間》一書中,作者尼基爾‧薩瓦爾(Nikil Saval)考究了英語中「辦公室」(office)一詞的由來,他寫到這個字來自於拉丁文中代表責任的字詞, 古羅馬哲人西塞羅著有《論責任》(De Officiis),「office」指的是每個人各自適合的先天責任,所以英語中的「office」也用在指稱政府或組織裡的責任及權力的代稱,由此看來,「辦公室」和「責任」之間有著密不可分的關係。如今,大部分的人不再身處於辦公室,但似乎並沒有從責任中脫身。
根據美國全國經濟研究所在 8 月時所發表的調查,他們研究了每天最早和最晚發出電郵和參加會議的時間後發現:在家工作的員工平均每天增加了 48.5 分鐘的工時,主要是因為正常工作時間外所收到的電郵增加了 8.3%,另一方面,他們也發現員工每天參加的會議數量增加了 12.9%,每場會議參加的人數增加了 13.5%,不過會議的時間卻減少了 20.1%,總的來說,每位員工每天花在會議上的時間減少了 18.6 分鐘。
雇主可能會擔心員工在家工作可能會導致生產力降低,但令人意外的是,這項擔憂似乎沒有發生。根據《哈佛商業評論》的研究,對於知識工作者來說,在家工作的生產力反而更高,除了如同先前所提到的大型會議時間降低,讓他們更能花時間與客戶互動外,知識工作者能專注於真正重要的工作,透過個人選擇所做的工作比之前增加了 50%,也更找到工作的價值,將令人厭倦的工作比例從 27% 降到 12%。
不過儘管生產力看來沒有下降,雇主卻需要更關心員工的心理狀態,在家工作的員工可能會覺得被其他同事排除在外,對於工作期待和流程欠缺清楚明確的指引,也會覺得自己的心聲或許沒有被聽見。
加州大學爾灣分校的茱蒂絲‧奧森(Judith Olson)教授已經研究遠距工作超過三十年,她擔心同事間的合作會受到影響,員工會感覺孤單和疏離。「(遠距工作)基本上是既盲目又隱形,所以你得要特別努力確保和一起工作的同事合作無礙,」她說。
這些也都是雇主關心且想要解決的問題,不過值得注意的是,雇主和員工心裡的感受可能不大相同,或至少還有很大的進步空間。根據 IBM 在 9 月時發表的統計,有 74% 的雇主認為公司有幫助員工學習新型態的工作技巧,但只有 38% 的員工同意這點;80% 的雇主認為公司支持了員工的身心健康,但只有 46% 的員工認同;86% 的雇主相信公司對於未來的工作提供了清楚的指引和期待,但只有 51% 的員工也這麼相信。
員工的這些顧慮必須受到重視,因為在家工作不僅是短期應變計畫而已。根據諮詢公司 Gartner 7 月的調查,在疫情過後,47% 的雇主依然會讓員工全職在家工作,82% 的雇主會允許員工某些時間在家工作,也有 43% 和 42% 的雇主分別會實施彈性工作天數和彈性工時。
幾乎可以確定的是,疫情總有受到控制的一天,但人們工作的型態或許會永遠因此改變。