我們很容易覺得工作量過大、被壓力壓垮,所以有些人認為,要解決這個問題得先從一個地方下手:以分鐘為單位,事先規劃每天的生活
根據去年英國精神健康基金會(Mental Health Foundation)所做的調查結果顯示,工作是我們生活最大的壓力來源之一,僅次於健康問題。被職涯與生產力顧問稱之為「滅頂」(overwhelm)的情形非常普遍,通知、對話、分心與干擾都會讓人無法將工作完成。而且,因為不堪負荷而無法完成工作,肯定只會讓情況惡化。
生產力專家青睞的其中一個解方是「爭分奪秒計畫」(microscheduling),創造一個謹慎而詳細的工作排程,不是每週、每日,而是以每小時,甚至每分鐘為單位來安排。這對許多人來說,已超越一般所謂「組織規劃」的概念:強制寫下待辦事項清單(而且通常馬上就忘了)。到底有誰可以遵守這麼細瑣詳盡的計畫?而且,這個方式真的能讓工作和生活輕鬆一點嗎?
《Laineygossip》娛樂新聞網創始人、說話像子彈飛的雷若芬(Elaine Lui),每天清晨四點半至五點半之間起床,但有必要的話,她會為了完成一本書或是報導金球獎而熬夜。她的日常生活通常切割為 10 到 15 分鐘的塊狀。最小的塊狀是 3 分鐘,是她上廁所所花的時間;最長的塊狀則是每週 90 分鐘的 e-mail 時間。
這個習慣從 2013 年開始,雷若芬受邀主持加拿大電視台脫口秀節目《The Social》。當時她已在著手寫一本書,同時每天為自己的網站撰寫或編輯 3,000 字左右的稿子,手上還有另一個加拿大電視台的節目,並且每週錄製兩則 podcasts。儘管天生就是個高成就者,加上父母從小灌輸她結構的重要性,她意識到,若是要在現有的工作狀態中再塞進一個每日現場節目,自己得要再加把勁。「就從那一刻,我開始精確規劃每段時間,」她說。
雷若芬承認自己也有停機時間,在週末,她會盡她所能地愛睡多久就睡多久。但是從週一至週五,滿滿的時間表讓她毫無時間進行人類基本的社會行為,例如在咖啡機旁和同事打招呼,或是遲個小到。「如果早上十點的會議有人遲到 2 分鐘,我會非常不耐,」她說。而要生小孩,更是連想都別想。
有另一個例子是關於「爭分奪秒」所帶來的限制。倫敦的編輯暨作家海珊‧凱斯瓦尼(Hussein Kesvani)去年因工作過量,他試圖追隨 YouTube 網紅凱西‧奈斯塔(Casey Neistat)推廣的極端活躍概念。
奈斯塔將大大的「更努力工作」(Work harder)霓虹燈牌掛在工作室牆上,並將這幾個字刺在左手腕,「免得忘了」。他的左手臂還有另一個刺青:「做更多」(Do more)。 2015 年,他拍了一段影片記錄自己的日常例程,獲得 260 萬觀看次數。奈斯特的日常生活從清晨五點開始:一小時寫 e-mail,三小時運動(他說這能彌補他失去的睡眠),十小時工作,三小時與家人相處(例如「哄小孩上床」),再三小時工作,然後在凌晨一點鐘睡覺,五點鐘再起床。閒暇時間對他而言是進步的敵人,所以他已將之從生命中完全剔除。
由此看來,奈斯塔似乎也將通勤、購物、下廚、打掃、送孩子上下學,和所有會打斷一般人工作的瑣事,都完全剔除了。這也是凱斯瓦尼企圖向他看齊的計畫會失敗的部分原因。雖然他理論上能夠遵循這個嚴謹的排程——他說自己「可以把所有事情都安排好,知道接踵而來的每件事。」——然而超出他掌控的事情(例如火車遲到,或是在他應該要在工作的時候還找不到位子坐),這些因素導致他事先安排好的整天行程全被打亂。當工作量排山倒海而來,卻被迫必須重新規劃日程,這情況讓他近乎崩潰。結果他去接受心理治療,才終於捫心自問:為什麼當初要接下這麼多工作?
也許解方是做少一點,但把事情做得更好一點。「今年我要做的其中一件事情是,安排一些時段讓自己不要盯著螢幕,」他說。「閱讀紙本書、用 MP3 播放器而不是手機、還有每天做一些運動。」
心理治療師艾莉克斯‧紐曼(Alex Neumann)說,把事情切分為可管理的步驟,是避免被壓垮的有效方法,但這並不代表你必須把每分鐘都規劃出來。這種精細的規劃方式剛開始可能是有幫助的,可以讓自己更清楚時間都用在哪裡。不過,她警告大家留心任何讓自己覺得必須去使用來提高效率的方法。自我認知是關鍵。這樣想吧,她說:「你會希望別人用這個計畫來對待你嗎?」
治療注意力不足過動症(ADHD)與其他行為失調症,跟「爭分奪秒計畫」有許多相似之處。這說明了,這樣做不僅對於日常生活,甚至對你的心理狀態也有深刻影響。當倫敦文化記者凱莉‧皮克蘭(Kelly Pigram)幾年前因焦慮與憂鬱症病倒時,一名心理學家幫助她將每天的工作規劃成不超過 15 分鐘的段落,前後穿插休息時間,例如喝茶或去公園散步。
「15 分鐘是如此短暫、容易達成的目標,」她說。「即便你感到壓力很大,你可以暫離 15 分鐘,去喝杯茶。」一次工作四分之一小時,意味著有許多工作是你得之後完成的,但皮克蘭不會有任何罪惡感,因為這個延遲是原本就規劃好的。當她的每日行程充滿了許多迷你任務,能夠將每一項都打勾完成,讓她有重拾工作能力的感覺。
任職企業生產力顧問公司的莫拉‧史考特(Moyra Scott)說,比起其他事物,人們更需要學習如何工作。「沒有人教你這件事,」她說。當混亂感來臨,最有效的方法是:暫停一切,將手上現有的時間在日曆上規劃出來,並且標示出相關的提醒。
另一個有益於生活與職涯的方法也有異曲同工之妙。紐西蘭公關查曼蒂‧辛荷雷(Chamanthie Sinhalage)是令人印象深刻的高成就者,同時也是專業危機處理人員:她受僱來解決混亂。她應對的方式是,寫下一種「多重選擇」的樹狀日程表,綜合詳盡的時間點與工作事項,配上彈性自由的心態。比起一次規劃一整天,每隔三小時她就會花點時間規劃下三小時的任務,把事情寫在手邊有的任何東西上——便利貼、手機、午餐的餐巾紙。
首先,她會看一下記載大事項的筆記本,瞭解有什麼事情要做,然後從 A 到 D 依先後順序排列出來。接著估算每件事需要花費的時間,以 5 到 7 分鐘的時間段落將事情做完。「大家都知道我連用影印機要花 2 分鐘都會算進去,」她說。
聽起來很複雜,但規劃的過程只需要 5 分鐘。「不能連規劃行程表都變成裡頭的待辦事項之一,」她說。
辛荷雷的這套系統,是在替紐西蘭的某位市長工作後想出來的,市長的團隊會嚴密監控她的每日行程,包括遛狗與就寢時間。同樣地,她將維持自己最佳狀態的待辦事項也納入每日行程:每天吃一顆蘋果、記得喝水、閱讀時間,或是散步,以及最重要的——思考與放空的時間。「如果你天生就愛拖延,何不利用這點?」她說道。「有意識地給自己放空的時間是非常重要的,尤其當你做的是一份壓力特別大的工作。」